כלים ותוכנות שיעזרו לכם להעיף את הקהילה המקוונת שלכם קדימה

“קהילה מקוונת זה קל להגיד אבל קשה מאוד לבצע!” מנהלי קהילה מדברים הרבה על “שחיקה”, התחושה שיש לך מיליון דברים לעשות אך נראה שאינך מוצא את הרצון לעשות אף אחד מהם, שלעולם לא תעשה “מספיק” ושאינך מוצא עוד את אותו הדרייב שפעם גרם ללב שלך לפעום במרץ.

הפרודוקטיביות לא נוגעת רק לביצוע של הדברים, היא קשורה לביצוע שלהם באופן בר-קיימא ולאורך זמן.
במאמר זה, אציג לכם כיצד להעריך את הפרודוקטיביות שלכם ואיך לבחור את הכלים המתאימים שיסייעו לכך. יש לציין, אין פתרון one-size-fits-all לפרודוקטיביות של קהילה.
כלים בשילוב אסטרטגיה מותאמת אישית לפרודוקטיביות, ימנעו את שחיקתכם ויניעו את הקהילה שלכם קדימה לעבר המשימה שלה, מה שיסלול את הדרך שלכם להצלחה ארוכת טווח.

תיצרו את אסטרטגיית הפרודוקטיביות האישית שלכם

• כלים לניהול זמן:

מערכת Toggl הינה מומלצת למעקב אחר זמנים

שימו לב מקרוב לזמנים בהם תוכלו לעבוד ללא הפרעה. אם אתם מגלים שאתם יכולים לעבוד על משימה ללא הפסקה במשך 90 דקות בשעה 10:00, מצאתם נקודת שיא בפרודוקטיביות (Productivity Peak). אם אתם מגלים שאתם גולשים בפייסבוק כל רבע שעה בשעה 15:00 (מומלץ להעזר בתוסף הכרום News Feed Eradicator), זו “נקודת שפל” בפרודוקטיביות. איספו משימות פשוטות יחד לזמנים האלה.
בזמני השיא, תנו לעצמכם מקום לסיים משימות הדורשות חשיבה אסטרטגית ואילו שישפיעו ביותר על הקהילה שלכם. נסו להימנע בכל מחיר מתזמון פגישות באותם זמנים.

קאלנדר ו:To-Do App

לא משנה כמה מסודר אתם חושבים שהיומן שלכם, קחו רגע להעריך מחדש את הקאלנדר הנוכחי שלכם. לא משנה מה הכלי שבחרתם (בין אם זה Outlook,Google Calendar או לוח שעם ענק), היומן שלכם הוא המשואה שתמיד תדריך אתכם בחזרה לחוף הפרודוקטיביות.
באופן דומה, רשימת המשימות שלכם (בכל אפליקציה שתשתמשו בה, בין אם זה Outlook ,Asana ,Trello וכדומה), היא המפתח להצלחה. בעולם אידיאלי, הקאלנדר ורשימת המשימות שלכם (to-do list) יתחברו זה לזה וישתלבו בכלי התקשורת שלכם (כלומר Asana ישתלבו עם Slack  ו-Gmail).

מיפוי מחשבות Mind-Mapping (תעדוף משימות):

Mind-Mapping יכולה להיות דרך נהדרת להגדיר את רשימת המשימות שלכם. זה מאפשר לכם להעריך מה דחוף, חשוב, מה לא רלוונטי ומה הושלם. מה-Mind-Mapping שלכם אתם יכולים להתחיל להזין “בלוקים” של זמן בקאלנדר שלכם כדי לבצע את העבודה ברשימת המשימות שלכם.

אתם יכולים לעשות את זה גם באינטרנט באמצעות כלים חינמיים כמו XMind  וגם על נייר רגיל.

ישנם גם כלים נוספים כמו Wunderlist ,do  ו.ToDoist–

ברגע שתחליטו להתקדם עם פרויקט קהילתי, הגיע הזמן לכתוב אסטרטגיה ברורה:
המשמעות היא למעשה לשבת ולכתוב את כל השלבים בתהליך ומי יהיה האחראי בכל שלב. זה נשמע כמו הרבה עבודה, אבל ברגע שזה יהיה מוכן, אתם יכולים להתחיל לצמצם את התהליך וגם להאציל אותו לאחרים (ברגע שאתם יותר פרודוקטיביים ואפקטיביים, הצוות המוביל בקהילה שלכם ילך ויצמח).

לכל שלב (ממוספר 1-5) יש שם ותת משימות משלו. אתם יכולים גם ליצור תרשים גאנט כדי לדמיין את התהליך ואיפה השלבים עשויים לחפוף (טיפ מקצועי: Asana כוללת פלאגין של תרשים גאנט). לאחר מכן לכל משימה בתוך כל שלב יש רמת מורכבות משלה, ותוכלו להתעמק בה כדי לתכנן את זמנכם בהתאם.

אתם יכולים לעשות הכל באופן ידני ב-Google Sheet או בתוכנת ניהול משימות כמו Asana ,Trello, ToDoist שלצוות המוביל שלכם יש גישה אליה. בשלבים המוקדמים, אני ממליץ למפות תחילה את הדברים בתרשימים ואז לעבור לתוכנה.

לאחר שהחלטנו על התהליך, אנחנו מכניסים כל משימה לאחת מהתוכנות הנ”ל ומייעדים אותה למודרטור (Moderator) המתאים. משם אתם יכולים להשתמש ב-Instagantt כדי להעניק ויזואליזציה לכל המערך של הפרויקט, או לחילופין להעזר בקובץ גאנט הבנוי באקסל.

כלים לניהול משימות:

כלים לניהול משימות הם חיוניים, במיוחד עבור צוותים המתקשים להפגש פנים אל פנים. השימוש בכלי כמו Trello או Asana נותן אחריות לכל אחד בצוות שלכם. כלים אלה יכולים גם לעזור לכם לדמיין את העבודה שעליכם לבצע, בין אם אתם מנהל קהילה יחיד או שאתם צוות מנהלים.

• רישום משתתפים לאירועי קהילה ויצירת גרפיקה מנצחת:
  בשביל שנוכל לעקוב אחר כמות הנרשמים, ראשית בשביל לדעת האם הקידום שאנחנו עושים לאירוע אכן עובד, ומנגד לראות שאנחנו לא עוברים את מכסת המקומות שיש לנו, רצוי מאוד להכין לינק בו המשתתפים יוכלו להרשם ולשריין מקום.
• אם האירוע הוא חינמי לחברי הקהילה, אני נעזר באתר  eventbrite.com בו ניתן לפתוח אירוע בקלות, ובמידה והאירוע שלכם הוא חינמי, גם הפלטפורמה שלהם היא חינמית עבורכם.
  אם האירוע הוא בתשלום, אני אישית נעזר במערכת של eventbuzz.co.il לאחר סקר שוק שעשיתי לפלטפורמות של סליקת אשראי, הם היו הזולים ביותר – 5% עמלה פיקס מהברוטו.
  בנוסף, המערכת שלהם מאוד ידידותית ואינטואיטיבית ויש להם שירות לקוחות מצויין. באיוונט שנקים עבור האירוע, נרשום את כל הפרטים הטכניים לגבי האירוע – תאריך, שעה, מיקום, פרטים על התוכן שיהיה באירוע, ונוסיף לינק להרשמה לאירוע – אותו נפיק מתוך אחד מהאתרים הנ”ל.
  עבור הבאנר שבאיוונט, אני אישית נעזר באתר canva.com אתר מדהים, שמרביתו חינמי (אלא אם כן אתם צריכים עיצובים מיוחדים), ובו ניתן להכין באנרים, מסמכים או כל דבר גרפי כזה או אחר, בקלות רבה.

תעזרו בכלי האנליטיקס של קבוצת הפייסבוק שלכם

הרבה מכירים, אבל הרוב משום מה לא משתמשים. כל מנהל קהילה יכול להשתמש בכלי מעולה שפייסבוק מעניקה לבחינת הביצועים של הקהילה. אפשר למשל לראות את האנגייג’מנט של כל פוסט בנפרד.
הדברים שלטעמי חשוב לבדוק:

• מצאו את החברים הפעילים שלכם – האנשים שמעלים הרבה תוכן ופעילים באופן קבוע בקהילה. תתחילו להפעיל אותם ותראו איך אתם יכולים לחזק את הקשר איתם. תנסו להבין מה יעניק להם מוטיבציה לאורך זמן.
• בדקו מהם הפוסטים שעבדו הכי טוב מבחינת המעורבות, ויצרו מהם עוד – נסו להבין מה היה שונה בהם וצרו ממנו עוד. בקשו מאותם החברים שהעלו את הפוסטים, שייצרו עוד מהתוכן הזה. זהו התוכן שמעניין את חברי הקהילה שלכם, ולכן העניקו לו יותר משקל בשיח שלכם בקהילה.

פזרו סיכונים – קהילה מקוונת מרובת נכסים

אחד הדברים שאנחנו שומעים לא מעט וגם מרגישים על בשרנו, הוא עניין החשיפה – ניכר כי פחות ופחות מחברי הקהילה שלנו נחשפים לתכנים שעולים אצלנו בקבוצת הפייסבוק.
מרבית הקהילות הדיגיטליות (לפחות אלה שאני מכיר), מבוססות בעיקרן על פייסבוק.
זה נכון שהן נתמכות ע”י פלטפורמות נוספות, אך הגרעין היא קבוצת הפייסבוק, ומשם הטראפיק זורם לשאר המקומות.

דבר אחד נוסף שאנחנו שומעים הרבה גם כן, הוא “האלגוריתם של פייסבוק”, ומה יקרה אם מחר מר צוקרברג יחטוף את הג’ננה ויוריד את אחוזי החשיפה בקבוצות לאחוזים בודדים, או יותר גרוע – יסגור לנו את הקבוצה כליל! מה אז נעשה??

רגע, אבל מה זה בכלל האלגוריתם של פייסבוק ואיך הוא עובד בפועל?

ולכן, הדבר ההגיוני לעשות – הוא לפזר.
זה הזמן לחשוב באילו נכסים דיגיטליים נוספים אנחנו יכולים ליצור קשר עם חברי הקהילה שלנו.
הנכסים בהם אני נעזר – קבוצת פייסבוק, דף פייסבוק (המחובר ישירות לקבוצה), קבוצות וואטסאפ, ניוזלטר (רשימת תפוצה), אינסטגרם, אתר ייעודי בו יש חלק שלם שהוא עבור הקהילה (פודקאסט + אירועי קהילה+בלוג).

אני לא מנהל את כל אלה בעצמי, יש איתי צוות של אנשים מוכשרים אשר עוזרים לי בעיקר איפה שאני מתקשה, או איפה שאני פחות מתחבר. הייתי בעבר בהרצאה של מרצה מוכר, והוא אמר שם כך: “מה שאני לא יודע/רוצה/אוהב לעשות, אני נותן למישהו אחר שיודע/רוצה/אוהב לעשות”. זו הגישה שלי גם במקרה הזה.

אם הקהילה שלכם ויזואלית – כדאי שתהיו באינסטגרם. עוסקים באוכל, עיצוב, תיירות? כדאי שתהיו באינסטגרם. קדמו את הפרופיל באמצעות סטוריז, סקרים, שאלות וכדומה.

צרו ניוזלטר לקהילה. אם הקהילה המקוונת שלכם היא משמעותית וחשובה לעוקבים שלכם, סביר מאוד שיפתחו את הניוזלטר שלכם (הממוצע שלי עומד על 50% פתיחה!). שילחו בו עדכונים לגבי אירועים, הטבות לקהילה, “הפוסטים המובילים השבוע” וכדומה. כאן אני נעזר בפלטפורמה של mailchimp.com שהיא חינמית עד 2000 אנשי קשר.

פתחו ערוץ יוטיוב משלכם. השתמשו בקהילה המקוונת שבניתם כדי להזרים טראפיק לערוץ שלכם וצרו בו קטעי וידאו רלוונטיים לקהילה. בכך תוכלו לייחד את הערוץ עבור תכנים אשר אינם עוברים היטב בטקסט או בדיון.

בחנו קבוצה בלינקדאין. אם הקהילה המקוונת שלכם היא בתחום מקצועי (ואתם מנסים בעיקר לשווק ל-B2B), שקלו לפתוח קבוצת לינקדאין. חייב לציין, שממה שיצא לי לראות עד כה, הפטלפרומה הזו כרגע לא נפוצה עבור קהילות.

אם הקהילה שלכם היא פנים ארגונית – תנסו את המערכת של Slack.
אם קבוצות וואטסאפ מגבילות אתכם (קבוצה יכולה להכיל עד 256 חברים) – פתחו קבוצת טלגרם (אשר יכולה להכיל עד 5,000 חברים).

הסתכלו על הקהילה כ”נמל הבית” ממנו אתם שולחים לכל הנכסים האחרים.
למשל, ניתן ליצור פוסט נעוץ (Pinned Post) בקבוצת הפייסבוק שלכם, בו אתם מפנים את חברי הקהילה לכל הנכסים הדיגיטליים האחרים. צרו פוסט כזה בו ייתקל כל חבר חדש המצטרף לקבוצה.
נ.ב: חשוב להבחין ב-“שפת התקשורת” של כל פלטפורמה ופלטפורמה ולא לבלבל בינהן.

בנו אפקט “רשת עכביש” בין הנכסים הדיגיטליים של הקהילה

• עלה פוסט בקבוצת הפייסבוק? שיפנה גם למעקב בניוזלטר.
• מישהו הצטרף לניוזלטר? שלחו לו מייל המזמין אותו לקבוצת הוואטסאפ.
• מישהו הגיע לוואטסאפ/טלגרם? בקשו ממנו לבוא לאתר.
• מישהו סיים לצפות בסרטון ביוטיוב? הזמינו אותו לפייסבוק.

בצורה זו עובדות מרבית הקהילות הגדולות ובכלל אנשים מובילים ברשת.

על כותב הפוסט
מקס פרידמן, מלווה בעלי עסקים ועצמאים מתחום ההשקעות והפיננסים בבניית קהילה דיגיטלית כחלק מהאסטרטגיה השיווקית לקידום העסק.

תוכלו למצוא מידע, טיפים, הרצאות וראיונות על ניהול קהילות דיגיטליות, העוסקים בין היתר בתהליך בניית הקהילה, עידוד מעורבות בקהילה, מודלים עסקיים, ויצירת קהילת לקוחות עבור בעלי עסקים, בלינקים הבאים אתר, דף הפייסבוק או ערוץ היוטיוב.